In qualsiasi azienda, il processo di spedizione accurata degli ordini dei clienti è noioso e impegnativo. Con le diverse fasi da considerare, è molto probabile che il vostro negozio di e-commerce commetta errori e ritardi, perdendo tempo e altre risorse preziose. Per questo motivo, per un'azienda che vuole migliorare le relazioni con i clienti, è molto utile comprendere il processo di evasione degli ordini e la sua importanza.
Che cos'è l'evasione degli ordini?
L'evasione degli ordini è il processo di ricezione, imballaggio, spedizione e consegna di un ordine a un cliente. Non esiste un sistema di spazzamento che funzioni per ogni azienda, a causa delle numerose e interessanti sottigliezze di ogni associazione. Alcune aziende hanno un team interno che si occupa della consegna degli ordini, mentre altre imprese più grandi eseguono la consegna degli ordini da sole o affidandosi a servizi logistici di terzi.
Che lo facciate voi stessi o che incarichiate qualcun altro, il processo rimane lo stesso. Ecco una breve descrizione passo per passo del processo di evasione degli ordini.
1. Ricezione
Il primo passo per l'evasione degli ordini è la ricezione dell'ordine. Le aziende interne ricevono e immagazzinano direttamente i prodotti, mentre le associazioni più grandi possono affidare questo compito a servizi logistici di terzi.
2. Stoccaggio
Mantenere un magazzino coordinato e di facile accesso è essenziale per un sistema di evasione degli ordini ben funzionante. Un magazzino non organizzato è destinato a causare ritardi e disagi.
3. Elaborazione
Questa è la parte in cui il negozio riceve l'ordine e lo elabora per capire le esigenze del cliente. È qui che viene identificato il prodotto da spedire.
4. Prelievo
È la fase in cui vengono prelevati gli articoli desiderati. Questa fase può essere completata manualmente o in modo automatizzato. In ogni caso, l'articolo deve essere prelevato dal magazzino e preparato per la consegna.
5. Imballaggio
Come suggerisce il nome, i prodotti richiesti vengono assemblati in base al loro stato di consegna e preparati per essere spediti.
6. Consegna
Il pacco lascia il magazzino e viene spedito al cliente attraverso una delle numerose tecniche di trasporto.
7. Restituzione
La consegna di un ordine non significa solo consegnare l'ordine e basta. È possibile che i clienti inviino i pacchi come resi. Per completare con successo il processo di evasione degli ordini, il pacco deve essere ritirato dal cliente e restituito al magazzino con la stessa cura con cui è stato consegnato.
Finché la vostra strategia di evasione degli ordini raggiunge queste note alte, siete destinati al successo. Tuttavia, trovare una procedura che migliori la capacità della vostra azienda di evadere gli ordini può avere un effetto significativo sulla soddisfazione dei clienti e, a lungo termine, sui ricavi dell'azienda.
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Perché è importante evadere gli ordini?
- Incoraggia i clienti ad acquistare i vostri prodotti
In un'attività di e-commerce, l'evasione degli ordini può creare un'immagine positiva del cliente. Ciò implica che dovete garantire un ciclo di evasione degli ordini senza intoppi per attirare più clienti e soddisfarli con la vostra efficienza nell'evasione dei prodotti. Più sarete all'altezza delle loro aspettative, più li spingerete a scegliere voi rispetto ai vostri concorrenti.
- Migliora la reputazione dell'azienda
Normalmente, i consumatori giudicano la vostra azienda dal modo in cui trattate e soddisfate i loro ordini. I clienti abbandonano il carrello della spesa e il vostro brand se non riuscite a soddisfare gli ordini secondo le loro esigenze. Se ciò accade, la reputazione della vostra azienda sarà essenzialmente macchiata, provocando un effetto domino di delusione dei clienti, costi e un'impressione sbagliata dell'azienda. Che lo facciate voi o che lo facciate fare a qualcun altro, snellire il processo e affrontare le lamentele dei clienti in modo efficiente può contribuire a costruire una buona reputazione per il vostro brand.
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- Aiuta a generare più vendite
Avere un processo semplice per evadere la consegna degli ordini può avere molti effetti positivi sulla vostra attività, il principale dei quali è la generazione di maggiori vendite. La logica è semplice: più velocemente si è in grado di soddisfare le richieste dei clienti, più richieste si riceveranno, aumentando così i margini di profitto. Inoltre, i clienti sono portati a premere il pulsante "Invia richiesta" quando possono comprendere il processo di evasione che sta dietro al confezionamento e alla consegna dei loro ordini. Inoltre, i clienti si fidano del fatto che i loro ordini sono gestiti con la massima cura e che hanno un valore per il denaro speso.
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Strategie per migliorare le vostre pratiche di evasione degli ordini
Come abbiamo detto prima, non esiste un processo di evasione degli ordini meraviglioso che funzioni per ogni azienda. È necessario provare un paio di guanti prima di trovare quello perfetto. Se state cercando di cambiare il modo in cui evadete gli ordini, allora dovete seguire queste 5 best practice del settore e migliorare il vostro processo di evasione degli ordini.
1. Mantenere l'accuratezza dell'inventario
2. Ottimizzare gli slot
3. Coordinarsi con i fornitori
4. Aggiungere un sistema di magazzino intelligente
5. Migliorare la visibilità della catena di fornitura
1. Mantenere l'accuratezza dell'inventario
Vi è mai capitato di ordinare un articolo online per poi scoprire che non è disponibile e che non lo riceverete per alcuni giorni o addirittura mesi? È una delusione, vero? Nel caso in cui questo accada ai vostri clienti, dovete garantire un sistema in grado di evadere gli ordini con il minimo ostacolo. Il modo migliore per farlo è la manutenzione dell'inventario.
Tenere traccia delle scorte è essenziale per un'attività di magazzino ben funzionante. I continui controlli del ciclo aiutano a garantire che i clienti non possano ordinare prodotti non disponibili o inaccessibili per l'approvvigionamento. La creazione di avvisi che mettano al riparo i clienti da questo tipo di acquisti può aumentare la soddisfazione e la fiducia dei clienti, e vi pone come un'azienda incentrata sul cliente.
L'amministrazione continua delle scorte mantiene coordinati i centri di distribuzione per la soddisfazione, contribuendo a mantenere i quadri interni precisi e scorrevoli per l'uso. La possibilità di controllare in modo affidabile i livelli delle scorte consente al personale di supervisione di prendere decisioni importanti. La percezione continua mostra quanto è probabile che per un determinato articolo ci sia bisogno di un aumento o di una diminuzione della creazione. La sovrabbondanza di scorte può essere pericolosa; tuttavia, un sistema di gestione delle scorte efficace dovrebbe costantemente cercare di eliminare le scorte inutili.
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Infine, se il vostro negozio online non permette ai clienti di acquistare articoli non disponibili, aiuterà a mantenere i livelli di soddisfazione dei clienti e ad evitare confusione. In questo modo, non avrete bisogno di supervisionare gli ordini futuri di articoli; dovrete solo preoccuparvi di soddisfare gli ordini dei clienti in cui ogni articolo può essere consegnato immediatamente.
2. Ottimizzazione degli slot
Si tratta di un'operazione piuttosto impegnativa da realizzare, ma allo stesso tempo utile. Lo slotting riguarda il processo di picking nella vostra sede di distribuzione. Le operazioni di slotting consistono nell'organizzare in modo efficiente i prodotti per accelerare il processo di picking.
Un approccio tradizionale e convincente è quello di collocare gli articoli più richiesti vicino alle aree di consegna, per accelerare la velocità di consegna degli ordini. Inoltre, lo stoccaggio di questi prodotti popolari in aree che facilitano gli sforzi per raggiungerli può accelerare le cose.
Un altro aspetto dell'ottimizzazione degli slot è il processo di stoccaggio e di prelievo, che deve corrispondere alle misure, al peso e ai dettagli della consegna. Gli articoli più delicati dovrebbero essere prelevati per ultimi, in modo che vengano riempiti per ultimi e non vengano schiacciati da quelli più pesanti. In questo modo, gli articoli più delicati devono essere riposti in uno spazio in cui saranno prelevati per ultimi.
3. Coordinarsi con i fornitori
Non sono molti i rivenditori online che producono gli articoli che vendono. Questo implica che c'è un'altra organizzazione (probabilmente più di una) da cui dipendete per la consegna degli ordini ai vostri clienti. Ma uno dei problemi fondamentali della logistica di terzi è la mancanza di comprensione di come ogni prodotto viene spedito.
Ad esempio, in genere non potete sapere quando l'azienda che si occupa dell'evasione degli ordini subisce un ritardo o ha qualche problema tecnico. Come si può risolvere questo problema? L'approccio ideale è l'integrazione con i fornitori di servizi.
Ciò richiede un software in grado di dividere le informazioni tra voi e i vostri fornitori, in modo da poter monitorare le attività quotidiane relative all'evasione dei prodotti e degli ordini. Inoltre, può ridurre o addirittura eliminare del tutto i problemi di comunicazione errata, come gli errori nell'indirizzo di spedizione, nel costo, ecc.
4. Aggiungere un sistema di magazzino intelligente
I sistemi di magazzino intelligenti stanno diventando sempre più tipici nell'attuale mercato dei magazzini. Questi sistemi utilizzano diverse tecnologie interconnesse per supportare l'efficienza e l'efficacia dell'automazione del processo di consegna degli ordini, eliminando contemporaneamente il lavoro manuale. È più sensato utilizzare l'intelligenza umana per compiti più critici piuttosto che inviare rappresentanti a localizzare un articolo in un magazzino e a trasportarlo alla spedizione.
Questi framework includono diversi componenti in grado di automatizzare le pratiche di magazzino, rendendo così più efficiente l'evasione degli ordini. Una parte di questi progressi comprende la tecnologia meccanica, la prova di riconoscimento a radiofrequenza (RFID, un codice a barre computerizzato che utilizza le onde radio), l'intelligenza artificiale, l'Internet delle cose e i sistemi di gestione del magazzino.
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In che modo questi progressi cooperano per snellire il processo di evasione degli ordini? Diamo un'occhiata al processo di slot e picking. Quando si riceve una richiesta d'ordine per la spedizione di prodotti, gli scanner RFID scansionano i tag di ogni articolo, aggiornando automaticamente i livelli di stock. A questo punto subentrano i robot, che mettono via i prodotti per poterli prelevare. Altri robot aiutano a prelevare gli articoli e a trasportarli nella zona di imballaggio per la spedizione.
La tecnologia non solo riduce l'errore umano, ma anche il tempo necessario per immagazzinare e prelevare gli articoli. Inoltre, questo riduce anche il numero di dipendenti che normalmente sarebbero necessari per svolgere il lavoro, con un impatto diretto sulle vostre finanze.
5. Migliorare la visibilità della catena di approvvigionamento
L'ultima procedura che può aiutare a semplificare la gestione delle richieste d'ordine è il miglioramento della visibilità della gestione della supply chain. La visibilità della catena di approvvigionamento comprende il monitoraggio della produzione, degli ordini e delle attività di spedizione per ottenere informazioni sul funzionamento delle vostre pratiche aziendali.
Quando si migliora la visibilità della catena di fornitura, si possono scoprire informazioni sorprendenti su ciò che potrebbe danneggiare il processo di evasione degli ordini. Per esempio, potreste scoprire che i ritardi costanti degli operai possono ostacolare la produzione in un punto specifico. Oppure potreste scoprire che il vostro trasportatore utilizza percorsi non ottimali, incidendo sui livelli di soddisfazione dei vostri clienti.
È impossibile immaginare quali siano le cose che possono ostacolare la consegna degli ordini finché non si migliora la visibilità della supply chain. In ogni caso, quando si scopre qualcosa, si possono trovare modi sufficienti per risolverlo. In questo modo, il processo di evasione degli ordini si svolgerà come previsto, facendovi risparmiare tempo, denaro e una serie di problemi legati all'ordine.
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