Anche se non ve ne rendete conto, la maggior parte di voi sa cos’è un sistema POS. Un sistema POS (Point-of-Sale) è un insieme di software che consente ai gestori di negozi e ristoranti di ricevere i pagamenti dai consumatori, tra le altre cose. Si tratta del software e dell'hardware di cui un'attività di vendita al dettaglio ha bisogno per svolgere le proprie attività. Il POS è l'hub fondamentale che aiuta i commercianti a gestire e far crescere le loro attività, dall'acquisto e dalla manutenzione delle merci all'elaborazione delle transazioni, fino alla gestione dei clienti e dei lavoratori.
Che cos'è un sistema del POS?
Il Point of Sale (POS) è il luogo in cui i clienti pagano gli articoli o i servizi offerti dall'azienda.
I sistemi POS facilitano il completamento di una transazione commerciale tra un cliente e un'azienda. Un sistema di POS è una rete computerizzata che comprende un computer principale collegato a molti terminali di cassa e supportato da una serie di funzioni hardware che vanno dagli scanner di codici a barre ai terminali di pagamento con carta.
Poiché le aziende hanno profili diversi, richiedono sistemi di POS diversi. I ristoranti, i negozi al dettaglio e le drogherie, ad esempio, hanno tutti le loro specialità, per cui necessitano di un software POS adatto alle loro esigenze. In un negozio di alimentari è necessaria una bilancia nel POS, mentre un bar deve essere in grado di modificare i menu in caso di offerte speciali.
Tuttavia, ci sono due tipi di aziende che richiedono un sistema di POS in generale. Si tratta dei dettaglianti e delle imprese del settore alberghiero, come ristoranti e hotel. Di conseguenza, esistono principalmente due tipi di sistemi di POS: uno per la vendita al dettaglio e l'altro per la ristorazione.
Abbiamo preparato questa panoramica su cos'è un sistema POS, in modo che possiate apprendere le nozioni fondamentali sul suo funzionamento, conoscere il suo reale valore e capire quale tipo di sistema POS è più adatto alla vostra azienda.
Qual è la funzione di un sistema POS in una piccola impresa?
L'immagine è tratta da Dr Chai Tea
La vostra azienda può raccogliere i pagamenti dai clienti e tenere traccia delle vendite con un sistema POS. Sembra abbastanza semplice, ma a seconda che si venda online, si abbia un negozio fisico o entrambi, il sistema può funzionare in diversi modi.
Per cercare di essere più chiari su cos’è un sistema POS, considerate che possiamo definire POS il registratore di cassa di un negozio. I moderni sistemi di Point Of Sale sono totalmente digitali e consentono di effettuare il check-out dei clienti da qualsiasi luogo. Tutto ciò che serve è un'applicazione POS e un dispositivo in grado di connettersi a Internet, come un tablet o un telefono.
Qual è la funzione principale di un sistema POS?
Un cliente decide di acquistare i vostri prodotti o servizi. Se avete un negozio vero e proprio, può chiedere a un addetto alle vendite di fare il check-in. L'addetto potrebbe utilizzare uno scanner di codici a barre per controllare il prezzo dell'articolo. Alcuni sistemi POS consentono inoltre di scansionare visivamente i prodotti con la fotocamera del dispositivo. Questa fase si verifica quando il consumatore completa il carrello e clicca sul pulsante di checkout di un negozio online.
Il sistema POS calcola il prezzo dell'articolo, compresa l'eventuale imposta sulle vendite, e aggiorna il conteggio dell'inventario per riflettere la vendita.
Per completare la transazione, il cliente dovrà pagare con carta di credito, carta di debito, punti fedeltà, carta regalo o contanti. La banca del cliente deve poi autorizzare la transazione, a seconda del tipo di pagamento scelto.
La transazione nel POS è completata. È il momento in cui viene effettuata una vendita formale. Il pagamento viene elaborato, viene generata una ricevuta digitale o stampata e si spedisce o si consegna il prodotto al cliente.
Tipi di sistemi POS
Se siete nuovi del settore, potreste porvi queste domande: cos'è un sistema POS? Quali sono i tipi disponibili? Questo post vi illustrerà i quattro tipi più comuni di sistemi POS disponibili oggi.
1. POS desktop
I sistemi POS desktop funzionano su un computer o un portatile e possono essere un'app, un browser o un sistema on-premise. Dispongono di un cassetto per i contanti, di uno scanner di codici a barre e di un lettore di carte, quindi funzionano in modo simile a un registratore di cassa tradizionale.
Ristoranti, negozi di alimentari, negozi al dettaglio, librerie, saloni di bellezza e centri benessere sono esempi di attività che beneficiano dei POS desktop.
2. POS mobile
Rispetto a un POS desktop, un POS mobile è molto più piccolo ma altrettanto utile. È costituito principalmente da un'applicazione per telefono che si collega a un lettore di carte. Di conseguenza, tutto ciò che dovete fare è iniziare a vendere accendendo il software del POS. I componenti aggiuntivi opzionali includono scanner di codici a barre e stampanti di ricevute.
Un POS mobile ha il vantaggio di essere portatile e di permettere di registrare le vendite immediatamente sul posto, perché non occupa molto spazio. È molto popolare tra le piccole imprese, come i venditori ambulanti, i venditori di fiere/eventi e i liberi professionisti.
3. Sistemi POS per tablet
Un POS per tablet è simile a un POS mobile, in quanto entrambi sono installati sui dispositivi insieme a eventuali accessori opzionali (lettore di carte/stampante per ricevute). L'unica differenza è che i tablet sono spesso molto più grandi, con schermi più grandi che visualizzano le immagini in modo più pulito e con colori più vivaci. Qual è il vantaggio di un sistema POS per le aziende con un inventario significativo? Semplifica il processo di ordinazione e acquisto sia per i dipendenti che per i clienti.
4. Sistemi POS per chioschi self-service
I sistemi POS self-service consentono ai clienti di effettuare acquisti senza l'assistenza di un commesso. L'obiettivo principale di questo sistema è aumentare l'efficienza operativa e ridurre i costi di manodopera per le aziende. La configurazione di un chiosco POS self-service è spesso paragonabile a quella di un POS da tavolo, ma con l'aggiunta di funzioni di sicurezza per garantire che tutte le transazioni siano unilaterali ed evitare pericoli. La vendita di biglietti, il parcheggio, il check-in dei pazienti e altre applicazioni POS self-service sono comuni.
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Vantaggi dei sistemi POS
È importante capire che cos'è un sistema POS, poiché i vantaggi di un sistema POS si riscontrano in ogni parte della vostra organizzazione, non solo alla cassa. È ora di mandare in pensione il goffo registratore di cassa a favore di questi vantaggi del POS che possono aiutarvi a espandere la vostra attività.
1. È possibile tracciare l'inventario su più canali
I rivenditori possono utilizzare i sistemi di POS per tenere traccia del loro inventario in diversi POS in diverse località. Possono controllare la quantità di scorte disponibili in ciascuna delle loro sedi. Ad esempio, se uno dei loro negozi esaurisce le scorte, possono andare a cercarle in un'altra sede. Ciò significa che gli imprenditori del commercio al dettaglio possono determinare rapidamente la disponibilità degli articoli che i loro clienti cercano in ciascuno dei loro negozi.
2. Migliorare la soddisfazione dei clienti
I rivenditori possono offrire una migliore esperienza ai clienti utilizzando i sistemi POS. In pochi secondi, i commessi possono individuare gli articoli desiderati dai consumatori. I clienti possono anche utilizzare le tecnologie per creare chioschi self-service, consentendo loro di cercare gli oggetti desiderati.
3. Possibilità di fare affari da tutto il mondo
Immaginate di poter portare la vostra azienda con voi ovunque andiate. Non è impensabile. I sistemi di Point Of Sale basati sul cloud consentono di accedere alle vendite da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo. Non è necessario recarsi presso le vostre sedi per tenere traccia delle transazioni in corso, dell'inventario o delle statistiche di vendita.
4. Garantire la sicurezza delle informazioni dei clienti
Avete già fatto il possibile per capire cos’è un sistema POS; ora è importante capire come il sistema POS gestisce con cura i dati delle carte di credito dei clienti. Tutti i dati dei clienti vengono salvati in modo corretto e sicuro con i sistemi POS cloud. I dati vengono salvati nel cloud e non sui computer. Di conseguenza, la perdita di dati dovuta a virus o computer guasti non è un problema con i sistemi POS cloud.
Cos’è un sistema POS basato sul cloud? E’ un POS col quale è possibile gestire l'attività anche offline. Non dovrete preoccuparvi di perdere dati durante l'esecuzione di transazioni. Quando il dispositivo sarà nuovamente connesso a Internet, tutte le informazioni sulle transazioni saranno salvate e sincronizzate.
5. Rapporti di vendita dettagliati e accurati
L'adozione di un sistema POS consente di generare registri di vendita dettagliati e precisi. I report includono il numero di prodotti venduti, il prodotto più venduto, i margini di profitto e altre statistiche. Il sistema consente di ridurre gli errori umani che si verificano comunemente durante l'inserimento dei dati di vendita, garantendo che i dati finali siano totalmente accurati.
6. Ridurre i tempi di restituzione dei prodotti
Grazie ai sistemi avanzati di Point Of Sale è possibile restituire rapidamente i prodotti. Con pochi clic, è possibile gestire l'annullamento dell'acquisto da parte del cliente attraverso il sistema POS. Una volta annullata la transazione, il numero di scorte tagliate aumenta automaticamente di nuovo.
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Abbiamo spiegato in lungo e in largo cos’è un sistema POS, ma non vi abbiamo ancora detto che i clienti avranno un'esperienza più fluida se il vostro sistema POS è collegato al vostro negozio di e-commerce. Il software del POS consente di pagare in vari modi, rende semplice l'ordinazione online e incorpora campagne di marketing come i programmi di fidelizzazione. La soddisfazione dei clienti aumenterà grazie a questa soluzione integrata, che risponderà alle esigenze dell'azienda in tempo reale.
Ora che avete capito cos'è un sistema POS, parliamo dei siti web di e-commerce. Quando si tratta di lanciare un sito web di e-commerce, meno è meglio. I design minimalisti sono più gradevoli alla vista e riescono ad attirare l'attenzione sulla merce. Inoltre, sono ritenuti più affidabili e attendibili rispetto ai siti web più appariscenti. Per mantenere un design pulito, eliminate tutte le informazioni estranee dal contenuto del sito e aggiungete spazio bianco. Assicuratevi che l'invito all'azione sia ben definito.
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Riflessioni finali
Ora che sapete tutto quello che c'è da sapere su cos'è un sistema POS, non dovete prendere una decisione affrettata. Il sistema POS che scegliete ha un impatto significativo sul modo in cui conducete la vostra attività quotidianamente e su come la fate crescere anno dopo anno.
