Esempi di cartelle stampa e come realizzarne una

Potreste aver sentito il termine cartella stampa o cartella stampa online quando avete iniziato a costruire un sito web per la vostra azienda. Le cartelle stampa sono associate alle relazioni pubbliche o al processo di branding della vostra azienda. Si dice che sarà più facile fare pubbliche relazioni se si dispone di una cartella stampa.

Ma cos'è una cartella stampa e come si fa?

Diamo un'occhiata alla definizione di cartella stampa, ad alcuni esempi di cartelle stampa a cui ispirarsi e a come realizzarle.

Che cos'è una cartella stampa?

Una cartella stampa, chiamata anche digital media kit, è un documento o una raccolta di documenti che riassumono gli elementi che descrivono la vostra attività.

Ad esempio, un media kit digitale può contenere documenti sulla storia della vostra azienda, su chi ha ricoperto posizioni importanti, come amministratore delegato o direttore, e sulle biografie di queste persone.

In passato, prima dell'era di Internet, si distingueva tra cartella stampa e cartella stampa per i media. Le cartelle stampa per i media erano considerate un documento completo il cui contenuto cambiava nel tempo, mentre la cartella stampa era un documento utilizzato per il lancio di un prodotto o di un evento.

Poiché nell'era di Internet è possibile trovare entrambi i documenti su Internet, oggi non si fa più distinzione tra i due tipi di documenti e si chiamano cartelle stampa elettroniche.

Ora sapete cos'è una cartella stampa online. Ma cosa si deve inserire nel proprio media kit digitale?

- Storia dell'azienda

Innanzitutto, la cartella stampa deve contenere la storia della fondazione dell'azienda. Questo può servire come introduzione per le persone che vogliono saperne di più sulla vostra azienda.

- Biografie

Oltre a spiegare la storia della vostra azienda, nella cartella stampa dovete anche illustrare la storia o le biografie dei leader o delle persone importanti della vostra azienda.

- Ultime notizie

La cartella stampa online della vostra azienda sarà il riferimento principale per le persone che vogliono scrivere sulla vostra azienda. Pertanto, dovreste assicurarvi di includere le ultime notizie per aiutare le persone a conoscere meglio la vostra azienda.

- Elenco dei premi

Aggiungere un elenco di riconoscimenti alla vostra cartella stampa online può aiutarvi a sviluppare il brand della vostra azienda. Assicuratevi di elencare i risultati più recenti. Questo può aiutarvi a differenziarvi dalla concorrenza.

- Notizie degne di nota

Oltre alle notizie più recenti, potete includere anche quelle che hanno fatto notizia per la vostra azienda. Ad esempio, alcuni anni fa un grande funzionario ha visitato e lodato la vostra azienda. Anche se la notizia non è nuova, vale comunque la pena di mostrarla.

- Sezione FAQ

Quando qualcuno o un giornalista legge la cartella stampa della vostra azienda, spera di poter trovare rapidamente le risposte alle sue domande. Potete aiutarli includendo la sezione FAQ nel vostro media kit digitale.

- Raccolta di immagini

Oltre a cercare le risposte, le persone che vogliono fare un servizio su di voi hanno spesso bisogno di immagini per i loro scritti. Potete aiutarli includendo alcune delle migliori immagini della vostra azienda.

Quali immagini includere?

Innanzitutto, è necessario includere il logo della vostra azienda nella cartella stampa. Poi, potete includere anche altre immagini, come quelle della vostra attività quotidiana, delle condizioni dell'ambiente di lavoro e così via.

- Contatti del reparto PR

Il contatto è una cosa che dovete sempre includere nella vostra cartella stampa. Perché? Perché non saprete mai se le persone che leggono la vostra cartella stampa hanno una domanda o vogliono ottenere maggiori informazioni direttamente dalla vostra azienda.

Non volete rischiare di non fornire il contatto e far sì che i giornalisti ottengano informazioni da altre fonti che potrebbero o meno essere positive per la vostra azienda. Fornire il contatto di un ufficio di pubbliche relazioni è un modo per assicurarsi di controllare le informazioni sulla propria azienda.

È necessario notare che gli elementi di questo elenco sono le cose più comuni che di solito si aggiungono alla cartella stampa. Ciò significa che potete sempre sperimentare aggiungendo alla vostra cartella stampa altre informazioni al di fuori di questo elenco.

Potete imparare guardando gli esempi di cartelle stampa di altre aziende, in particolare gli esempi di cartelle stampa di aziende che operano nel vostro stesso settore.

Qualsiasi cosa includiate nel vostro press kit online, assicuratevi di fornire informazioni complete e chiare sulla vostra azienda.

Quando è necessario un kit stampa?

La risposta è semplice: sempre. Non c'è quasi mai un momento in cui la vostra azienda non abbia bisogno di creare una cartella stampa.

Perché di certo non sapete quando qualcuno o un giornalista vorrà occuparsi della vostra azienda. La funzione della cartella stampa è quella di un punto d'ingresso che permette alle persone di conoscere la vostra azienda senza che voi dobbiate interagire continuamente con loro. Potete persino aspettarvi di acquisire nuovi clienti quando leggono il vostro media kit digitale.

Pertanto, dovreste sempre avere una cartella stampa pronta per essere letta sul vostro sito web aziendale.

Tuttavia, ci sono momenti in cui è necessario aggiornare o creare una nuova cartella stampa online. Quali sono questi momenti?

- Lancio di un nuovo prodotto

Dovete aggiornare la cartella stampa quando la vostra azienda lancia un nuovo prodotto per promuoverlo. In questo caso, l'ideale sarebbe creare una cartella stampa separata.

Perché?

Perché le persone vogliono conoscere i dettagli del vostro nuovo prodotto. Se includete il nuovo prodotto direttamente nel pacchetto completo della cartella stampa, le persone dovranno aprire e cercare le notizie sul lancio del prodotto nella cartella stampa, che potrebbe avere decine o centinaia di pagine.

Creando una cartella stampa online separata, potete far sì che le persone accedano ai dettagli del vostro prodotto in modo migliore e più rapido.

- Quando sono avvenuti grandi cambiamenti nella vostra azienda

Quando la vostra azienda subisce grandi cambiamenti, come l'assunzione di un nuovo amministratore delegato o direttore, o anche quando cercate di fare un nuovo lavoro di branding, dovrete aggiornare immediatamente la cartella stampa della vostra azienda.

Perché?

Perché in genere le notizie su un nuovo amministratore delegato o su un nuovo leader possono influenzare in modo significativo l'opinione delle aziende del vostro settore nei confronti della vostra società. La storia del vostro nuovo impegno di branding può anche avere un impatto sul modo in cui gli altri vedono la vostra azienda.

Ad esempio, se il nuovo leader della vostra azienda ha un buon curriculum, ovviamente il sentimento sarà positivo e non è escluso che ci saranno molte persone che vorranno iniziare o continuare a lavorare con la vostra azienda.

- Quando si verificano grandi eventi nella vostra azienda

È necessario creare una nuova cartella stampa anche quando accade qualcosa di importante per la vostra azienda, ad esempio la vittoria di un premio prestigioso.

È necessario farlo per continuare ad aumentare la consapevolezza del brand della vostra azienda. Inoltre, una buona notizia renderà sicuramente altre aziende interessate a costruire relazioni commerciali con voi.

Esempi di cartelle stampa

Per essere i migliori, bisogna imparare dai migliori. La stessa cosa vale anche per la realizzazione di una cartella stampa. Potete sempre imparare qualcosa da un esempio di cartella stampa che potete trovare facilmente su Internet.

Su Strikingly, potete trovare molti esempi di cartelle stampa di siti web creati da altri utenti di Strikingly. Potete sfogliare il loro sito web e prendere nota di come costruiscono il loro press kit.

Ecco alcuni esempi di cartelle stampa per aiutarvi a trarre ispirazione dai siti web degli utenti di Strikingly:

- Elenco dei premi Connected Women

esempio di cartella stampa di Connected Women

Immagine tratta dal sito web dell'utente Strikingly

- Biografia del leader della soluzione Kip

Immagine tratta dal sito web dell'utente Strikingly

- Recensioni di Pretty Olive Interior

Immagine tratta dal sito web dell'utente Strikingly

Ora, se siete già ispirati, vediamo come potete realizzare una cartella stampa online per conto vostro.

Come realizzare una cartella stampa

Realizzare una cartella stampa non è così difficile come si potrebbe pensare. Ciò che serve è una buona capacità di documentazione e l'abilità di trasmettere buone informazioni.

È anche una buona idea avere buone competenze grafiche se si vuole creare un design per la cartella stampa in un secondo momento. Potete anche assumere dei freelance o delle persone che si occupino di progettare la vostra cartella stampa in un secondo momento.

Qualunque sia la vostra scelta, potete creare la vostra cartella stampa online seguendo i seguenti passaggi:

1. Scegliete il formato della vostra cartella stampa

A differenza dell'era precedente a Internet, potete creare la vostra cartella stampa online in diversi formati. Se in passato era possibile creare solo versioni stampate, ora avete a disposizione opzioni come formati di presentazione, video, documenti digitali o persino una combinazione di tutti questi.

Se avete ancora dei dubbi, potete sempre studiare esempi di cartelle stampa di altre aziende dello stesso settore.

Qualunque sia il formato scelto, assicuratevi che il design della cartella stampa sia in grado di mostrare il brand della vostra azienda, dalla scelta della combinazione di colori del design del documento, al font, allo stile di scrittura o di conversazione.

Dovete anche assicurarvi che la cartella stampa sia facilmente accessibile e condivisibile da chi vuole saperne di più sulla vostra azienda.

A tale scopo, potete provare a suddividere i documenti in categorie, per anno o per tipo.

Questo può aiutare voi e le persone che vogliono conoscere la vostra azienda. Per le aziende, è possibile aggiornare la cartella stampa caricando nuovi file o eliminando quelli vecchi. Dal punto di vista dei giornalisti, possono trovare facilmente le informazioni che desiderano, ad esempio un elenco dei vostri prodotti o notizie sui rapporti della vostra azienda con i concorrenti sul mercato.

Per quanto possibile, evitate di utilizzare servizi di archiviazione come Google Drive o Dropbox. Perché? Perché i motori di ricerca non indicizzeranno o includeranno i documenti archiviati in un repository. Questo può avere un impatto enorme sulla SEO e sulla presenza online del vostro sito web.

2. Raccogliere i documenti di partenza necessari

Nel raccogliere i documenti di partenza da utilizzare nella vostra cartella stampa online, dovete assicurarvi che tutti i documenti utilizzati abbiano uno scopo.

Dovete anche assicurarvi che ogni documento abbia un contenuto di buona qualità, ad esempio che le immagini siano di buona qualità e che il testo non sia sfocato. Inoltre, pensate a contenuti interessanti per i giornalisti, in modo che si interessino alla vostra azienda.

Quali documenti inserire nella cartella stampa?

Potete iniziare a caricare i documenti già citati, come la storia dell'azienda, il logo, le ultime notizie e altri. Anche in questo caso, potete consultare gli esempi di cartelle stampa di altre aziende se volete provare qualcosa di nuovo con le vostre cartelle stampa.

3. Inserire la cartella stampa nel sito web

Su Strikingly, potete caricare facilmente i file sul vostro sito web. Le dimensioni dello spazio di archiviazione variano a seconda del tipo di account, e ogni file ha una dimensione massima di 10 MB. Potete anche caricare vari tipi di file sul vostro sito web, il che vi offre un'ampia scelta di formati per la vostra cartella stampa.

La cartella stampa online può essere scaricata in diversi punti. Potete inserire un link per il download in un pulsante o in un testo sul vostro sito web su Strikingly.

Per creare un pulsante, è necessario accedere alla modalità drag-and-drop nell'editor del sito web di Strikingly. È possibile farlo facendo clic sul pulsante "Layout" sul bordo di una sezione e facendo clic su "Trascina e rilascia" per accedere alla modalità.