Molti si interrogano sul valore della gestione dei progetti. È anche importante capire come un'azienda considera la gestione dei progetti. La gestione dei progetti è spesso un compito scoraggiante. Richiede una solida comprensione della pianificazione, della programmazione, della reportistica e del monitoraggio dei progetti, nonché del significato della gestione dei progetti.
Per diventare un project manager di successo è necessario avere una conoscenza approfondita della gestione dei progetti, della sua importanza e delle numerose posizioni lavorative. Imparerete perché la gestione dei progetti è utile in una varietà di settori, ognuno dei quali presenta una serie di sfide uniche. Iniziamo con una definizione di cos'è la gestione dei progetti e di cosa comprende.
Che cos'è la gestione dei progetti?
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La gestione dei progetti è l'uso di processi, metodi, competenze, conoscenze ed esperienze per raggiungere determinati obiettivi di progetto entro parametri concordati, rispettando i criteri di accettazione del progetto. Nella gestione dei progetti, i risultati finali sono vincolati da un calendario e da un budget prestabiliti.
Il fatto che la gestione di un progetto abbia un risultato definito e una tempistica prefissata, a differenza della gestione, che è un'attività continua, è una distinzione fondamentale tra i due. Di conseguenza, un project manager deve possedere un'ampia gamma di abilità, tra cui competenze tecniche, gestione delle persone e acume commerciale.
L'importanza della gestione dei progetti nelle organizzazioni
L'importanza della gestione dei progetti nelle organizzazioni non può essere sottolineata. Se eseguita correttamente, migliora l'efficienza di ogni aspetto dell'azienda. La gestione dei progetti consente al team di concentrarsi sul lavoro che conta, invece di essere distratto da progetti che vanno fuori rotta o da budget che vanno fuori controllo. Questo li mette in grado di produrre risultati che hanno un'influenza diretta sui profitti dell'azienda. Inoltre, consente al personale di riconoscere come i propri sforzi contribuiscano agli obiettivi a lungo termine dell'azienda.
Ecco alcuni esempi dell'importanza della gestione dei progetti:
1. Allineamento degli obiettivi strategici
"Se la vostra azienda non è efficace nella gestione dei progetti, rischiate troppo in termini di realizzazione del piano", afferma Mark Langley, presidente e CEO del PMI.
Il processo di allineamento della struttura e delle risorse di un'organizzazione alla sua strategia e all'obiettivo finale è noto come allineamento strategico.
Tutti i clienti che vi contattano o vi affidano un progetto hanno in mente obiettivi specifici per la loro attività, e questo progetto è un passo verso il raggiungimento di tali obiettivi. Il valore del project management è fondamentale in questa situazione, perché può allineare le mansioni in modo tale che il progetto si colleghi anche all'allineamento strategico del cliente. Il ruolo del project manager è quello di garantire che il progetto sia allineato con gli obiettivi strategici dell'azienda.
2. Obiettivi specifici
La gestione dei progetti è fondamentale perché sviluppa un piano di progetto completo per raggiungere gli obiettivi strategici. Se delegate la gestione del progetto al vostro team, noterete che non ci sarà responsabilità, che il team lavorerà senza un briefing adeguato, che mancherà la concentrazione, che potrebbero mancare obiettivi chiari a causa della mancanza di una descrizione adeguata del progetto e che il progetto si bloccherà in caso di rischi o problemi.
La mancanza di obiettivi chiari è la ragione più comune del fallimento di un progetto. Dividendo il progetto in attività e assistendo/gestendo il team nel portare a termine le attività nei tempi previsti, nonché effettuando un'analisi del progetto, un project manager può evitare queste situazioni problematiche.
Una volta fissati gli obiettivi e i traguardi, il lavoro viene suddiviso in piccoli compiti, il cui completamento porta al completamento del progetto. La gestione del rischio è una componente importante della gestione del progetto, perché un project manager efficace anticipa i rischi. Se emergono pericoli o problemi, un project manager esperto può affrontarli senza causare ritardi nel progetto.
3. Leadership
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L'importanza dei project manager è simile a quella dei leader: completare il progetto rispettando le scadenze e il budget e consegnare quanto promesso, se non di più. Senza Project Management, completare un progetto è come navigare su una nave pirata senza il capitano Jack Sparrow.
Senza un capitano, i pirati (o, in questo esempio, il team) non sanno cosa fare. Il leader dirige il team e lo aiuta a produrre il suo lavoro migliore. Il project management dà direzione, ispirazione e visione al team, oltre a rimuovere gli impedimenti e a ispirarli quando necessario.
La responsabilità del progetto è assicurata da un project manager o da un software di gestione del progetto. Questi mantengono il team sulla stessa pagina, perché il successo o il fallimento del progetto è determinato in ultima analisi dagli sforzi del team.
4. Pianificazione del progetto
Il superamento medio dei costi del progetto è stato del 27%, mentre uno su sei ha avuto un superamento dei costi del 200% e un superamento dei tempi di oltre il 70%. Questo è il risultato di una mancanza di pianificazione. La gestione dei progetti garantisce che l'azienda e i clienti dispongano di informazioni accurate su ciò che può essere realizzato, sul budget, sulle risorse necessarie e sui tempi di realizzazione del progetto. Senza una gestione efficace del progetto si possono fissare obiettivi irrealistici, con conseguenti ritardi o sforamenti del budget.
Un buon project manager sviluppa una procedura semplice, nonché tappe e scadenze del progetto che siano realistiche.
5. Controllo e riduzione dei costi
Secondo il PMI, le scarse prestazioni dei progetti sono costate il 9,9% di ogni dollaro investito nel 2018, pari a 99 milioni di dollari per ogni miliardo di dollari investito. La gestione dei progetti riduce i costi massimizzando l'utilizzo delle risorse, aumentando l'efficienza e riducendo i rischi. Di conseguenza, anche con la spesa aggiuntiva di un project manager, si può guadagnare molto di più.
Poiché è fondamentale per soddisfare le aspettative del cliente, il project manager si assicura che la qualità dei prodotti sia sempre elevata. I progetti devono essere forniti in tempi rapidi e, in questa fretta, la qualità può essere sacrificata. È responsabilità del project manager produrre un progetto di alta qualità nei tempi previsti.
6. Procedura ben organizzata
Il project manager si assicura che la persona giusta sia assegnata al lavoro giusto al momento giusto. Nel corso del progetto, verifica che la procedura segua la strategia. In mancanza di ciò, i team sono costretti a funzionare in un ambiente reattivo, in cui i rischi e le sfide vengono affrontati man mano che emergono. Un project manager tiene traccia dei problemi riconosciuti ed elabora una strategia che ne elimina la maggior parte.
Poiché tutti sanno chi fa cosa e quando, una corretta pianificazione rende il flusso di lavoro trasparente. Una procedura adeguata contribuisce ad accelerare il processo. Garantisce la creazione di un piano in linea con la strategia generale. Il valore del project management è fondamentale in questa situazione, poiché l'organizzazione rischia il fallimento del progetto se la procedura non è ben organizzata e facile da seguire.
7. PMI (esperto in materia)
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La gestione del progetto garantisce che tutti svolgano correttamente il proprio lavoro. Il project manager, a differenza di qualsiasi altro manager, si assicura che tutti facciano il loro lavoro e portino a termine i loro incarichi in tempo. Il project manager è consapevole dell'esperienza e dei limiti del suo team, nonché del sistema che utilizza, e mescola tutto questo per fornire i migliori risultati possibili.
Senza la gestione dei progetti da parte di un PMI, i progetti diventano sbilanciati perché i creativi non rispettano le restrizioni tecnologiche. I codificatori non colgono la prospettiva artistica del progetto. In questo caso, la gestione del progetto fa le dovute concessioni per mettere d'accordo tutti e far sì che il progetto abbia successo.
Creare un sito web di gestione del progetto con Strikingly
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Conclusione
Una cattiva gestione del progetto, obiettivi ambigui tra i clienti e i membri del team, la mancanza di responsabilità e così via possono portare qualsiasi team a un'alta probabilità di fallimento del progetto. Di conseguenza, sia il cliente che il team sono soggetti a una gestione disordinata. Un'eccellente gestione del progetto può aiutarvi a raggiungere il successo che meritate.
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